Conectividad, el ‘pilar maestro’ de las oficinas inteligentes

Conectividad, el ‘pilar maestro’ de las oficinas inteligentes

La tecnología inteligente están revolucionando todas las áreas de la vida personal y profesional, haciendo realidad una especie de connected way of life, impensable en los inicios de la era digital. El resultado —uno de ellos— es el surgimiento de las oficinas inteligentes: espacios donde la automatización de procesos, el Internet de las Cosas (IoT), el machine learning y otros avances se compenetran en pro de la eficiencia, el ahorro de costes, el bienestar del trabajador y la sostenibilidad.

De todos sus ‘pilares’, la conectividad es sin duda el más importante, pues sobre ella recae la transferencia de datos con la velocidad y estabilidad correctas para dar soporte a las tecnologías y sistemas de nueva generación. En otras palabras, sin una conexión a internet adecuada, no existiría la oficina inteligente. Esta, al igual que los centros de coworking y de hot desking, serán inteligentes en el futuro. Pero ¿en qué se diferencia una oficina inteligente de otra tradicional?

Oficinas inteligentes: así son los espacios laborales del mañana

En los últimos años, el término ‘inteligente’ se ha antepuesto a infinidad de dispositivos y áreas del desarrollo —arquitectura, altavoces, hogares, teléfonos— para expresar para integración de aplicaciones y tecnologías en un ‘ecosistema’ digitalizado donde las interacciones y la transferencia de datos e informaciones.

En concreto, las oficinas inteligentes, o smart offices, son aquellas que aplican tecnologías de agrupación, interconexión, sincronización y automatización por medio de sensores, servicios en la nube o dispositivos IoT. Su objetivo es ayudar a los empleados a desarrollar su actividad con niveles de eficiencia y productividad más elevados y ocasionalmente remota gracias al uso de softwares de sincronización (FreeFileSync, Syncthing, SyncToy, etcétera).

Lejos de imponer una determinada mecánica de trabajo, la oficina inteligente se adapta a las necesidades de cada empleado o al conocimiento procedimental (know how) de la empresa en cuestión. De este modo, potencia las habilidades y competencias de los recursos humanos, llevando su rendimiento a un nuevo nivel.

Para ello, estos espacios de trabajo adoptan numerosas herramientas de comunicación (videoconferencia, mensajería, etcétera) y softwares que facilitan el registro y el análisis de datos y recursos, siempre encaminados a maximizar la eficiencia. El objetivo es ofrecer a cada trabajador un entorno a la medida de sus necesidades, sin importar que desarrolle su actividad en grupo o en solitario.

Por más que las oficinas inteligentes parezcan cosa del futuro, un estudio de la firma Allied Market Research reveló que el mercado global de los edificios inteligentes se ha expandido un 29,5% entre el 2012 y 2022 y que las perspectivas de crecimiento son prometedoras. Lógicamente, este concepto aplicado a las oficinas no ha surgido de la noche a la mañana: en una fase inicial, se introdujeron portátiles, faxes, dispositivos de telefonía móvil y las primeras conexiones a la red hacia 1996; le siguieron los móviles inteligentes y los softwares de computación en la nube a partir de 2005, y finalmente, las aplicaciones de automatización y el big data han tomado el relevo en la última década.

¿Por la conectividad es tan importante en oficinas inteligentes?

El número de dispositivos conectados superará los 1.000 millones en el 2023, según el informe ‘Machines That Shop for Themselves Promise to Save Time and Money’ publicado en The Wall Street Journal, donde además se vaticina que la conectividad entre aparatos crecerá un 50% durante el próximo año.

Las oficinas inteligentes son impulsoras y beneficiarias de esta tendencia, pero sólo las empresas con una infraestructura de redes óptima podrán implementarlas de manera satisfactoria. Tecnologías como el control de entradas y salidas, la sincronización de archivos en la nube o el análisis de datos en tiempo real son inviables con redes y conexiones obsoletas.

Un primer paso para saber cómo hacer una oficina inteligente consiste en la integración de los distintos equipos y dispositivos informáticos de los que depende su actividad. Por ejemplo, los gerentes de una imprenta deberán interconectar los ordenadores y teléfonos móviles además de los trazadores gráficos o plotters, las impresoras láser y 3D y otros elementos inseparables de su día a día. Con ello, se logran superar las barreras de las redes locales tradicionales, para beneficiarse de las posibilidades del cloud computing y otras nuevas tecnologías.

Bienestar y productividad se presentan de la mano, y por ello en las oficinas inteligentes se utilizan sistemas de regulación de la temperatura y la iluminación. Básicamente, la climatización se ajusta automáticamente en base a una serie de criterios establecidos, con el fin de mantener el termómetro en niveles óptimos a cada hora del día.

La gamificación o ludificación, por su parte, ha cobrado fuerza con el auge de las empresas puntocom y el soplo de aire fresco que los entrepreneurs han traído consigo. Consiste en la creación de salas y actividades lúdicas relacionadas o no con la actividad profesional para mantener la motivación, el optimismo y el sentimiento de unión de los recursos humanos.

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